1. Titolare del trattamento
La società Aptiva S.R.L., in persona del legale rappresentante p.t., con sede in Via Antonio Locatelli 5, 00136 Roma RM, indirizzo PEC per le comunicazioni e l'esercizio dei diritti: aptiva@legalmail.it, P.IVA: n. 18116921000 in qualità di produttore dell'applicazione: Voice Agent ai sensi dell'art. 4, par 1, n. 7 tratterà i Suoi dati in qualità di titolare del trattamento in osservanza dei principi di correttezza, liceità, trasparenza, tutela della riservatezza e dei Suoi diritti, nel pieno rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali. La società Aptiva s.r.l. la informa altresì che i medesimi principi saranno rispettati per il trattamento dei dati che Lei comunicherà nell'utilizzo dell'applicativo, per i quali dichiara sin da subito di assumere la qualifica del responsabile del trattamento.
Nel prosieguo verranno fornite le informazioni riguardanti il trattamento dei dati effettuato da Aptiva S.r.l. in base al ruolo ricoperto.
2. Oggetto del trattamento
Aptiva S.r.l. tratta i Suoi dati identificati come nome, cognome, ragione sociale, indirizzo di posta ordinaria ed elettronica, numero di telefono. Nel ruolo di responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR 2016/679 tratterà i dati che lei stesso comunicherà nell'utilizzo dell'applicativo Voice Agent.
3. Finalità
Il trattamento effettuato da Aptiva S.r.l., in qualità di titolare del trattamento, è finalizzato esclusivamente a dar corso al mandato contrattuale. Pertanto non è necessario alcun consenso.
L'applicativo potrà accedere ai dati del calendario Google dell'utente esclusivamente per consentire la visualizzazione, la verifica e la gestione degli appuntamenti esistenti, nonché per l'inserimento di nuovi eventi, in funzione del corretto utilizzo dei servizi offerti. Tali dati non saranno in alcun modo utilizzati per finalità diverse da quelle strettamente necessarie al funzionamento dell'applicativo, né saranno ceduti o comunicati a terzi per scopi commerciali o di profilazione. L'accesso e il trattamento dei dati del calendario avverranno nel pieno rispetto delle Norme sui dati utente di Google, inclusi i requisiti di Limited Use.
Con riferimento alla funzione di responsabile, svolta da Aptiva S.r.l., in conformità a quanto disposto dall'art. 6 c.1 UE 2016/679, il trattamento dei dati è finalizzato al corretto funzionamento dell'applicativo; si comunica che lo stesso utilizza la tecnologia messa a disposizione da diversi provider (vedi sotto elenco esteso) e, per tale motivo, l'utilizzo del software è subordinato al rilascio del consenso da Lei espresso sul contratto sottoscritto con Aptiva. In tale senso Aptiva precisa sin da subito che sarà compito del titolare utilizzatore dell'applicativo recepire il consenso da parte dell'utenza e Aptiva declina ogni responsabilità derivante dall'omissione di tale attività. Il mancato rilascio del consenso comporta come conseguenza l'impossibilità di utilizzare l'applicativo.
L'utilizzo di dati utente grezzi o derivati ricevuti dalle API di Workspace sarà conforme alle Norme sui dati utente di Google, inclusi i requisiti di Limited Use.
Su richiesta del cliente, l'applicativo Voice Agent può essere integrato e collegato con i gestionali presenti in azienda, al fine di consentire la consultazione o l'elaborazione dei dati in essi contenuti. In tali casi, anche i dati provenienti dai gestionali potranno essere trattati ed eventualmente trasmessi ai fornitori tecnologici indicati nella presente informativa, esclusivamente per garantire il corretto funzionamento dei servizi richiesti.
Aptiva S.r.l. precisa che i dati contenuti nei gestionali aziendali restano di esclusiva titolarità e responsabilità del cliente utilizzatore dell'applicativo, che agirà in qualità di titolare del trattamento. Pertanto, sarà compito del cliente assicurarsi di aver raccolto dagli interessati i consensi e le informative necessari ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 per l'eventuale comunicazione dei dati ai sistemi collegati. Aptiva declina ogni responsabilità derivante dall'omissione di tale adempimento.
3-bis. Integrazione con Meta e WhatsApp Business Platform
Quando il Cliente attiva le funzionalità connesse a Meta o a WhatsApp Business Platform, Aptiva S.r.l., quale Tech Provider indipendente, tratta i dati necessari a collegare, configurare, amministrare e rendere disponibili tali funzionalità, nei limiti dei servizi richiesti dal Cliente.
I dati trattati possono comprendere, a seconda delle funzionalità attivate, i dati identificativi e di contatto del Cliente e dei suoi utenti autorizzati; gli identificativi degli account e delle risorse aziendali Meta e WhatsApp; i numeri telefonici aziendali; i dati tecnici di configurazione e autorizzazione; i modelli di messaggio; i dati e i metadati delle comunicazioni trasmesse o ricevute tramite il servizio, inclusi gli identificativi dei destinatari, il contenuto e gli eventuali allegati; gli stati di invio, consegna e lettura; nonché i log tecnici e di sicurezza necessari all'erogazione, alla protezione e all'assistenza del servizio.
Tali dati sono ricevuti dal Cliente e dai suoi utenti autorizzati, dagli utenti finali nel corso delle comunicazioni e, per quanto necessario all'integrazione, dalle interfacce e dai sistemi messi a disposizione da Meta e WhatsApp. Il trattamento è effettuato per collegare e amministrare gli account e le risorse autorizzate dal Cliente, trasmettere e ricevere le comunicazioni richieste, gestire le configurazioni e i modelli di messaggio, fornire assistenza tecnica, prevenire abusi e incidenti di sicurezza, garantire la continuità del servizio e adempiere agli obblighi di legge e alle condizioni applicabili alla piattaforma.
Con riferimento ai dati degli utenti finali e alle comunicazioni trattate per erogare il servizio, il Cliente determina le finalità e le basi giuridiche del trattamento e opera, di regola, quale titolare del trattamento; Aptiva S.r.l. tratta tali dati per conto del Cliente, in qualità di responsabile del trattamento e secondo le sue istruzioni documentate. Anche i trattamenti di sicurezza, prevenzione degli abusi e assistenza che coinvolgono dati messi a disposizione tramite Meta o WhatsApp sono effettuati esclusivamente per conto e su direzione del Cliente, salvo che una norma dell'Unione europea o nazionale imponga ad Aptiva S.r.l. un diverso trattamento. Aptiva S.r.l. opera quale titolare autonomo soltanto per i dati relativi al proprio rapporto contrattuale e agli account Aptiva che non costituiscono Customer Data, User Data, Business Solution Data o Platform Data ai sensi dei termini Meta e WhatsApp applicabili, nonché per l'adempimento dei propri obblighi di legge.
Il Cliente è responsabile di fornire agli utenti finali le informative richieste e di disporre di una valida base giuridica per raccogliere e comunicare i dati e per utilizzare i servizi Meta e WhatsApp. Prima di contattare un utente tramite WhatsApp, il Cliente deve averne ottenuto il numero di telefono e un consenso o un'altra autorizzazione valida a ricevere le comunicazioni previste dalle regole applicabili. Le comunicazioni promozionali richiedono il preventivo consenso dell'interessato nei casi previsti dalla legge. Le richieste di revoca, opposizione o interruzione delle comunicazioni devono essere rispettate tempestivamente.
Per rendere disponibili le funzionalità richieste, i dati necessari sono comunicati a Meta Platforms Ireland Limited, WhatsApp Ireland Limited e agli eventuali soggetti coinvolti nell'erogazione della piattaforma, secondo i ruoli e le condizioni stabiliti dalla normativa e dai rispettivi termini. Gli eventuali trasferimenti di dati verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo avvengono nei casi e con le garanzie indicate nella sezione 5. Trasferimento dei dati verso paesi terzi della presente informativa e nei termini applicabili ai servizi Meta e WhatsApp.
Aptiva S.r.l. non vende i dati ottenuti tramite Meta o WhatsApp e non utilizza Customer Data, User Data, Business Solution Data o Platform Data, neppure in forma anonima, aggregata o derivata, per creare, sviluppare, addestrare o migliorare sistemi o modelli di intelligenza artificiale. L'eventuale comunicazione di tali dati a fornitori tecnici avviene soltanto nella misura necessaria a erogare la funzionalità richiesta, a fornitori vincolati ai termini applicabili e senza autorizzarne l'uso per addestrare o migliorare modelli. Quando una funzionalità richiesta dal Cliente comporta l'interazione dell'utente con un sistema di intelligenza artificiale, Aptiva S.r.l. predispone la funzionalità affinché l'utente sia informato in modo chiaro e distinguibile, al più tardi alla prima interazione e salvo che l'uso dell'intelligenza artificiale sia ovvio, nei casi e a decorrere dai termini previsti dalla normativa applicabile. Il Cliente mantiene attiva tale informazione e fornisce le ulteriori informazioni contestuali di propria competenza.
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità sopra descritte, nel rispetto delle istruzioni del Cliente, dei termini contrattuali e degli obblighi di legge, secondo quanto indicato nella sezione 6. Periodo di conservazione. Le richieste di cancellazione possono essere presentate seguendo le istruzioni pubblicate all'indirizzo https://www.aptiva.cloud/data-deletion o scrivendo a info@aptiva.cloud. Quando Aptiva S.r.l. tratta i dati per conto del Cliente, informa tempestivamente il Cliente titolare, lo assiste nell'evasione della richiesta e, secondo la scelta e le istruzioni documentate del Cliente, restituisce o cancella i dati e cancella le copie esistenti, salvo che la conservazione sia imposta dalla legge. Aptiva S.r.l. dà inoltre seguito, nei limiti della propria competenza e delle istruzioni applicabili, alle richieste di aggiornamento o cancellazione provenienti da Meta, dal Cliente o dall'utente nei casi previsti dai termini della piattaforma.
4. Modalità del trattamento
Il trattamento avviene mediante strumenti automatizzati, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza.
Il servizio si collega al calendario Google tramite protocollo OAuth 2.0, previa autorizzazione esplicita da parte dell'utente. Il Titolare non conserva le credenziali di accesso, ma utilizza token di accesso temporanei.
Nel contesto dell'erogazione del servizio, alcuni dati personali da Lei forniti potranno essere trattati tramite strumenti basati su tecnologie di intelligenza artificiale forniti da società stabilite al di fuori dello Spazio Economico Europeo, in particolare negli Stati Uniti, dove potrebbe non essere garantito un livello di protezione dei dati equivalente a quello previsto dal Regolamento UE 2016/679.
Attualmente, alcuni soggetti fornitori non risultano inclusi nell'elenco dei destinatari certificati ai sensi del Data Privacy Framework tra UE e USA. Pertanto, il trasferimento dei Suoi dati potrà avvenire solo previo Suo consenso esplicito, ai sensi dell'art. 49, par. 1, lett. a) del GDPR, dopo essere stato informato dei potenziali rischi derivanti da tale trasferimento, in assenza di garanzie adeguate.
I dati saranno quindi comunicati a soggetti esterni che forniscono servizi funzionali al servizio (es. provider cloud, servizi di telefonia, fornitori AI). In particolare i dati dei Suoi utenti saranno comunicati oltre che alla scrivente anche a:
- Google LLC (per il servizio Calendar)
- Microsoft
- OpenAI
- ElevenLabs
- Deepgram
- Telnyx
Tali soggetti agiscono in qualità di responsabili del trattamento.
Senza la necessità di un espresso consenso (ex art. 6 DPR 2016/679), il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui all'art. 2) a Organismi di Vigilanza, Autorità Giudiziarie, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, nonché quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l'espletamento delle finalità dette. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.
L'elenco dettagliato dei soggetti terzi a cui il Titolare del trattamento, sempre nel rispetto delle finalità sopra evidenziate, comunicherà i dati personali da Lei forniti, è detenuto dal Titolare del trattamento e verrà comunicato previa semplice richiesta. Può richiedere l'elenco dei soggetti terzi direttamente al titolare inviando una richiesta all'indirizzo aptivavoice@gmail.com.
5. Trasferimento dei dati verso paesi terzi
Alcuni dati possono essere trasferiti verso Paesi extra-UE (es. Stati Uniti), sulla base di clausole contrattuali standard o altri meccanismi di adeguatezza ai sensi degli artt. 44 e ss. GDPR.
I dati trattati tramite Intelligenza Artificiale vengono inviati negli Stati Uniti e sottoposti a consenso dell'interessato.
6. Periodo di conservazione
I dati vengono conservati per un periodo non superiore a quello necessario alle finalità del trattamento indicate dal titolare utilizzatore dell'applicativo; tuttavia Aptiva ha predisposto misure tecniche ed organizzative adeguate alla rimozione dei dati nei tempi prestabiliti dal titolare.
7. Diritti dell'interessato
L'interessato ha il diritto di:
- accedere ai propri dati personali;
- rettificarli o cancellarli;
- limitare o opporsi al trattamento;
- revocare il consenso in qualsiasi momento (senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto fino a quel momento);
- proporre reclamo all'Autorità Garante (www.garanteprivacy.it).
Per esercitare i propri diritti, l'interessato può contattare il Titolare all'indirizzo: aptivavoice@gmail.com.
8. Decisioni automatizzate e profilazione
L'assistente vocale basato su AI può elaborare risposte automatiche o proporre appuntamenti in base alla disponibilità rilevata nel calendario. Tuttavia, non vengono adottate decisioni automatizzate che producano effetti giuridici rilevanti ai sensi dell'art. 22 GDPR.
9. Aggiornamenti
L'informativa è lo strumento previsto dal GDPR 2016/679 per applicare il principio di trasparenza e agevolarla nella gestione delle informazioni che vengono trattate. Al variare delle modalità di trattamento o della normativa nazionale o europea, l'informativa potrà essere revisionata ed integrata; in caso di cambiamenti importanti sarà data notizia sul sito web o comunicazione a mezzo mail e si procederà ad una nuova diffusione.